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Elektronische Akte


"Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kaufmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsinformationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (z. B. Abgabenordnung, GoBS, GDPdU und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails können kaufmännische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlösungen zu verwalten." (Quelle: Wikipedia)

Diese Informationen und Dokumente können komfortabel und flexibel in Elektronischen Akten (eAkte) strukturiert und archiviert werden.

Über spezialisierte Standard Software, sog. BLP - Lösungen (Business Logic Promoter) ist die Integration aller relevanten Anwendungen mit dem DMS/ECM-System ohne individuelle Programmierung möglich. Auf diesem Wege können elektronische Akten mit beliebiger Struktur und Komplexität automatisiert erstellt werden.
Alle Module des BLP können über einfach zu bedienende Schnittstellen integriert werden.

Systemaufbau, ELO-Integration

Die Kernkomponenten sowie alle Tools für die Konfiguration sind als JAVA Applikationen auf unterschiedlichsten Plattformen lauffähig. Damit integriert sich die Lösung nahtlos in die ELOprofessional / ELOenterprise Architektur. Für ELOoffice gibt es funktional ähnliche Windows Dienste bzw. Programme.

Übersicht der Module für den Aufbau von elektronischen Akten

DOKinform® BARCODEserver
Mit DOKinform® Barcode kann die Ablage von Scandokumenten automatisiert werden. Das Modul gibt es in einer Ausprägung für den ELO-Client und in einer JAVA Version zur Integration in Server seitige Prozesse mit Workflow Unterstützung.
DOKinform® DirectSearch
DOKinform® ERPconnector
DOKinform® FILLup
DOKinform® VirtualPrinter
DOKinform® XMLimporter
Anwenderberichte

Anwenderbericht über die Einführung von ELO bei SKODA AUTO Deutschland

ŠKODA AUTO Deutschland GmbH

Rechnungsverarbeitung mit DOCxtractor INVOICE, SAP R3 Integration mit Übergabe von Kontierungsdaten, unternehmensweiter Freigabeprozesses mittels ELO-Workflow. Integration IBM iSeries (AS/400) für Archivierung der Fakturen. Unternehmensweites Vertragsmanagement.
Anwenderbericht (PDF)

Anwenderbericht über die Einführung von ELO bei Vereinigte Wirtschaftsdienste AG

vwd Vereinigte Wirtschaftsdienste AG

Einführung von ELOprofessional mit Integration in SAP für 18 Mandanten. Archivierung der Belege aus SAP, ELO-Workflow zur Prüfung und Freigabe von eingehenden Rechnungen. Zentrale Archivierung und Pflege aller Vertragsdokumente. Zentrale Steuerung der Zugriffsrechte.
Anwenderbericht (PDF)

Anwenderbericht über die Einführung von ELO bei REA Card

REA Card GmbH

Einführung ELOprofessional im Bereich der Kundenverwaltung, Integration zu Individual-Software sowie INFOR:COM. Prozessabbildung mittels ELO-Workflow. Einsatz im internationalen Umfeld. Vertragsverwaltung für alle Unternehmen der REA-Gruppe.
Anwenderbericht (PDF)

Anwenderbericht über die Einführung von ELO bei Schneider & Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG

Schneider & Wulf EDV-Beratung GmbH & Co KG

Neukonzeption ELOprofessional, ERP-Integration, ELO-Workflow für Rechnungsprüfung mit Übergabe von Kontierungsdaten an DATEV REWE.
Anwenderbericht (PDF)